Ecco come progettare un Welfare efficace all’interno della tua azienda.

In questo articolo ti guiderò passo passo nelle varie fasi da affrontare per rendere la tua azienda un MODELLO DI RIFERIMENTO nel welfare aziendale.

Se nei precedenti articoli ho ritenuto importante dare una panoramica completa del welfare aziendale a livello teorico, oggi voglio passare alla pratica.

Ecco cosa troverai in questo articolo:

  • come si crea un efficace piano di welfare aziendale
  • quali sono le premesse indispensabili prima di cimentarsi in questa impresa
  • quali sono tutti gli step da seguire minuziosamente, per non rischiare che l’azione si riveli un’infruttifera spesa di denaro e tempo.

La prima cosa che devi sapere è che il welfare aziendale serve per soddisfare dei bisogni, cioè per risolvere quelle situazioni di insoddisfazione che ogni uomo vive e al quale aspira a porvi fine.

Tali bisogni hanno la caratteristica di mutare in continuazione in ciascuno di noi per i più svariati motivi. Più un individuo non riuscirà a porvi rimedio, più questi assorbiranno la sua concentrazione e graveranno su molti aspetti della propria vita, tra cui il lavoro.

Maslow creò una piramide che riassumeva i bisogni degli esseri umani in scala dal più importante ai più marginali. Sulla base di questa piramide troviamo tutti quei bisogni fisiologici indispensabili per la sopravvivenza dell’essere umano:

Appare evidente quanto il lavoro rivesta un ruolo importantissimo nella soddisfazione di tutti i livelli della piramide, non soltanto perché è effettivamente l’ambiente dove ogni individuo passa la maggior parte della propria giornata, ma proprio perché per sua natura è uno strumento attraverso il quale gli esseri umani possono soddisfare molti dei loro bisogni primari.

La chiave del successo delle imprese (per quanto riguarda il Welfare aziendale) sta proprio nella capacità dell’imprenditore di creare un’organizzazione basata su valori forti, che infondano da una parte sicurezza in chi vi lavora, e dall’altra un forte senso di appartenenza che spinga i lavoratori ad impegnarsi con passione a perseguire gli obiettivi aziendali.

A dimostrare ciò ci pensò Herzberg negli anni ’50: egli chiese ad un campione di lavoratori di raccontare in che situazioni si erano sentiti particolarmente soddisfatti in azienda e in quali, al contrario, si erano sentiti insoddisfatti del proprio lavoro.

Il risultato ha rivelato che per porre rimedio a ciò che genera malcontento in un luogo di lavoro non è di per sé sufficiente a generare appagamento.

Herzberg capì che lo stipendio percepito è una causa di insoddisfazione se ritenuto basso ma aumentandolo il lavoratore sarebbe contento solo nel breve termine, perchè dopo poco  tornerebbe comunque a lamentarsi tanto quanto prima.

Gli elementi che vengono in questo studio definiti “motivanti” sono invece il successo, i riconoscimenti ricevuti, l’opportunità di fare carriera.

Nel 1961 venne fatto un altro studio interessante da Victor Vroom, professore alla Yale school of management, il quale si basava sull’analisi di tre elementi:

  • L’aspettativa: l’idea che un individuo ha riguardo la probabilità di ottenere un determinato obiettivo mediante un determinato sforzo;
  • La valenza: il valore che l’individuo dà al conseguimento di un obiettivo
  • La strumentalità: la ricompensa che deriverà dal raggiungimento dell’obiettivo.

Secondo Vroom questi tre elementi rispettano la seguente formula:  motivazione = valenza x aspettativa x strumentalità.

Cosa vuol dire…. Significa che se un lavoratore percepirà che un elevato sforzo al lavoro gli farà ottenere una ricompensa gratificante, allora si impegnerà maggiormente per ottenerlo.

Ovviamente ogni lavoratore è attratto da diverse tipologie di ricompense, per questo è importante che l’imprenditore analizzi tutte queste variabili per poter progettare un sistema premiante interessante per tutti e quindi utile ad ottenere in cambio delle prestazioni di qualità da parte dei lavoratori.

Con le cose che ti ho spiegato fino a qui potresti giustamente chiederti “quindi per ottenere il massimo dai dipendenti basta fargli un regalo, tutto qui?”.

Non proprio… ci sono alcuni step che devi affrontare. Nel prossimo paragrafo ti spiegherò meglio di cosa si tratta.

Le 7 Fasi che devi seguire per migliorare la qualità della tua azienda attraverso il Welfare aziendale.

Come avrai capito non basta ‘fare regali ai dipendenti’ per essere un’azienda con un welfare che funzioni.

Se così fosse i dati del rapporto welfare index pmi  del 2019 non mostrerebbero che sì, la metà delle aziende italiane ha aperto le porte al welfare aziendale, ma il 73,3% delle pmi non ha ancora reali conoscenze della tematica per poter effettuare un piano welfare efficace.

A dimostrare questa ‘arretratezza’ in tema di welfare aziendale è il fatto che solo il 33% dei lavoratori che hanno a disposizione forme di welfare si ritiene soddisfatto, la maggior parte di questi tra l’altro lavorano in aziende che sono molto attive e hanno cioè attivato almeno 6 aree di servizi.

Com’è possibile? Perché per creare un piano efficace le variabili da tenere in considerazione sono parecchie ed è per questo motivo che diventa sempre più importante l’aiuto di esperti del settore.

Affinché un piano di welfare aziendale abbia successo bisogna innanzitutto che non venga considerato semplicemente come un “contentino” che l’imprenditore dà ai dipendenti per ottenere in cambio qualcosa approfittando dei benefici fiscali, bensì deve avere delle connotazioni etiche e sociali, cioè pensato con l’idea che l’azienda non deve solo generare reddito ma anche benessere per chi vi lavora e per i loro cari.

I dipendenti sono la risorsa più importante dell’azienda e per questo bisogna prendersi cura di loro.

Ciò premesso, il piano di welfare aziendale deve fondersi con la cultura d’impresa, con i valori e gli obiettivi della stessa, diventando parte della strategia aziendale.

A questo punto si può iniziare ad occuparsi delle fasi vere e proprie di attuazione del piano welfare.

Fase 1: Definire quali sono gli obiettivi da raggiungere in ambito welfare.

L’azienda deve stabilire e comunicare ai professionisti che si occuperanno della creazione del piano welfare quali sono gli obiettivi che si vogliono ottenere, come ad esempio: rendere più attrattiva l’impresa per i nuovi talenti, migliorare la brand reputation, migliorare l’equilibrio vita- lavoro dei propri dipendenti, migliorare la produttività e il coinvolgimento del proprio staff, diventare un’azienda socialmente responsabile anche nei confronti della comunità circostante, ecc.

Fase 2: stabilire il budget da investire.

L’azienda deve definire ovviamente anche il budget che vuole dedicare a questo progetto ed il sistema di remunerazione e di incentivi che andrà ad utilizzare.

Inoltre si deve scegliere anche da dove prendere il budget. In questo caso si può optare per una moltitudine di scelte, come investire i risparmi che deriveranno da una maggiore efficienza delle attività lavorative grazie al welfare stesso, dedicare al welfare una percentuale sostenibile del costo del lavoro, stabilire una percentuale di fatturato da investire in welfare, sostituire il budget già destinato in premi di risultato in budget destinato al welfare ecc.

Oltre a stabilire quanto investire e dove prendere le risorse economiche è importante anche stabilire in anticipo cosa si vorrà fare con quella parte di budget non utilizzato dai dipendenti.

Partendo dal presupposto che la monetizzazione è proibita dalla legge, l’imprenditore dovrà scegliere tra altre quattro opzioni:

  •  destinare il residuo a posizioni individuali di previdenza ed assistenza sanitaria;
  • destinarlo a forme collettive di welfare;
  • considerarlo estinto;
  • destinare i residui al credito welfare dell’anno successivo.

In tutti i casi il datore di lavoro dovrà scrivere già precedentemente nel contratto sul welfare aziendale come vuole destinare i residui.

Fase 3: stilare un questionario finalizzato a fare una fotografia del welfare dell’azienda.

A questo punto è fondamentale sottoporre un questionario ai dipendenti. Ecco quali sono le informazioni principali che bisognerebbe ricavare da questo questionario:

  • capire come percepiscono la realtà lavorativa in cui sono inseriti;
  • che rapporto hanno con i superiori e con i loro colleghi;
  • il senso di appartenenza nei confronti dell’azienda;
  • la sicurezza del luogo di lavoro;
  • il livello di comunicazione all’interno dell’azienda;
  • com’è percepito l’ambiente fisico di lavoro;
  • quanto i dipendenti si sentono motivati, soddisfatti, responsabili e quanto si sentono liberi di esprimersi.

Oltre ad apprendere questi dati, l’azienda deve anche estrapolare una serie di informazioni oggettive quali: l’assenteismo, i ritardi, gli incidenti sul lavoro e la produttività.

Queste informazioni servono innanzitutto per capire il punto di partenza, ma serviranno anche in seguito per stabilire i risultati ottenuti mediante il piano di welfare aziendale.

L’analisi del clima aziendale e dei bisogni dei dipendenti serve anche come utile strumento di coinvolgimento del personale, dando un segnale di ascolto da parte dei vertici.

Da un punto di vista meramente tecnico si procede nella seguente maniera:

  1. Analisi dello status quo aziendale (posizionamento dell’azienda, mission, obiettivi, organizzazione aziendale);
  2. Comunicazione e informativa dei lavoratori sull’indagine che si andrà ad eseguire e con quale scopo;
  3. Somministrazione del questionario (in forma anonima).

Il risultato metterà in evidenza sia le problematiche in azienda, sia cosa piace ai dipendenti del proprio lavoro e cosa no.

All’interno del questionario saranno inoltre inserite tutte quelle domande necessarie per comprendere i loro bisogni, di modo tale da poter estrapolare i servizi più richiesti e più conformi alle necessità dei lavoratori.

Fase 4: Elaborazione dei dati raccolti nel questionario.

Raccolti tutti i dati sarà compito degli esperti di welfare aziendale elaborarli, estrapolando quali sono i servizi realmente utili tra i tanti disponibili da inserire in un piano welfare personalizzato che sia realmente funzionale.

I risultati del questionario verranno poi presentati all’azienda ed ai suoi membri, coinvolgendoli in eventuali commenti o suggerimenti.

È importante sottolineare che i lavoratori andranno suddivisi in gruppi omogenei. Questo passaggio è obbligatorio anche per norma fiscale. Si può scegliere di suddividerli in diverse categorie, tra le quali: per necessità, per qualifica, per anzianità anagrafica o di servizio, per carichi di famiglia, ecc…  è l’imprenditore che dovrà fare questa scelta e comunicarla ai provider di welfare aziendale.

Fase 5: mettere a punto un piano d’azione dettagliato.

Una volta scelto i servizi utili sulla base dei risultati estrapolati tramite il questionario e definite tutte le cose sopra elencate, gli esperti del welfare aziendale potranno inserire i profili di tutti i dipendenti all’interno di una piattaforma online creata ad hoc, alla quale i lavoratori accederanno inserendo le proprie credenziali e dove potranno spendere il loro credito welfare scegliendo tra i servizi a disposizione.

A seconda del provider scelto le piattaforme potranno essere più o meno facili nella navigazione e anche i servizi offerti potranno essere più o meno personalizzabili.

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Fase 6: presentazione del piano welfare a tutte le persone coinvolte.

È di fondamentale importanza presentare il piano welfare che si andrà ad attuare a tutti i membri dell’azienda affinché sappiano l’iniziativa che si sta mettendo in atto per loro e comprendano al meglio come poter fruire dei tanti vantaggi che offre.

Questa fase di comunicazione dev’essere completa e per mezzo di diversi strumenti (mail, brochure ma soprattutto riunioni aziendali esplicative), pena la totale inutilità del gesto.

Fase 7: misurazione dei risultati.

Questa fase merita di essere approfondita maggiormente rispetto alle precedenti, in quanto molto importante e a tratti complessa da realizzare.

Innanzitutto i risultati andranno monitorati almeno 6 mesi dopo aver attuato il piano welfare se si vuole avere una prima panoramica generale, ma per avere un quadro di insieme più preciso è utile aspettare un anno dall’attuazione.

I dati utili a misurare i risultati servono per sapere:

  • quanto il piano welfare sia stato soddisfacente;
  • cosa ritengono vada migliorato e comprendere se ci siano stati drastici cambiamenti nella scala dei loro bisogni, o se bene o male i servizi offerti siano ancora utili.

Non meno importanti, andranno anche presi in considerazione una serie di dati inerenti alle relazioni esterne all’azienda e cioè se sono migliorati i rapporti con i clienti, i fornitori e le banche (anche in questo caso alcuni dati sono fornibili dall’azienda stessa, altri vanno ottenuti mediante un questionario di gradimento).

Come precedentemente scritto, alcune informazioni vanno raccolte mediante l’uso di questionari forniti dalla società che eroga i servizi di welfare aziendale ed andranno poi analizzate sulla base statistica.

Per quanto riguarda invece i dati fornibili dall’azienda bisognerà ottenere la traduzione numerica di ogni indicatore da analizzare mediante l’uso di formule quali:

  •  il ROI (Return on investment), il quale esprime la redditività del capitale investito e si ottiene dividendo il reddito operativo per il capitale investito;
  • Il ROE (Return on Equity), indice economico sulla redditività del capitale proprio, ottenuto dividendo l’utile netto per i mezzi propri;
  • Il ROHCI (Return on human capital invested), che determina il valore del ritorno sugli investimenti in capitale umano in modo completo, mettendo in relazione il fatturato con l’intero costo effettivo del capitale umano.

Di seguito elenco un paio di esempi chiarificatori che ti spiegano in che modo dovresti misurare:

L’assenteismo =>> il valore corretto si otterrà dividendo il numero dei giorni di assenza/ il numero dei giorni lavorati.

Misurazione del turnover =>> numero assunzioni + numero cessazioni / numero di dipendenti totale

Performance di produzione =>> numero di ordini di produzione completati / numero di ordini di produzione programmati.

Misurazione dell’andamento del volume d’affari =>> fatturato clienti acquisti nel periodo 1 / fatturato clienti acquisiti nel periodo 2.

Quello che ci tengo a far capire è quanto sia importante tenere costantemente monitorati gli indicatori scelti, non soltanto per comprendere se il piano di welfare attuato è stato utile a portare miglioramenti in azienda, ma anche in che ambiti ha funzionato bene e in quali magari meno, per poter analizzare dove apportate eventuali migliorie in base agli obiettivi strategici dell’azienda.

Direi che in questo articolo abbiamo messo molta carne al fuoco. Ci sarebbe ancora una cosa che dovresti fare: comunicare i risultati raggiunti e la filosofia che sta alla base del progetto intrapreso.

Questo va fatto sia all’interno dell’azienda, per coinvolgere i dipendenti, ma anche e soprattutto all’esterno dell’azienda (mediante strumenti di marketing o di comunicazione) con lo scopo di aumentare la propria brand reputation con i vari stakeholder ed attirare nuovi talenti.

Magari nel prossimo articolo approfondirò meglio questo argomento, e cosa devi fare per mettere in pratica questi aspetti.

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A presto,

Ernesto De Petra

Fondatore di Farwel

Consulente specializzato nell’ambito del Welfare Aziendale ad Personam